Liebe Rotationistas,

draußen herrscht frühlingshaftes lautes Vogelgezwitscher, in meinem Hockey-Mailpostfach matthias.hockey@gmail.com jedoch geradezu gespenstische Ruhe…

Wie kann das sein? Nicht nur Anu als unsere gute Fee im Hockeybüro und Tilo als unser toller Finanzwart haben im 1. Quartal diesen Jahres ihre jeweiligen Staffelstäbe weitergegeben, auch für mich fand sich nun die Möglichkeit, meine Aufgaben in gute Hände zu legen.

Mein eingangs erwähntes Mailpostfach, welches ich im Mai 2011 in Abgrenzung zum restlichen Leben speziell für alle meine Hockeybelange eingerichtet hatte, bietet einen guten Einblick in meine Jahre im Abteilungsvorstand (wie ich zu dem Job kam, könnt ihr gerne noch einmal hier nachlesen). In diesem Account haben sich in ziemlich genau 14 Jahren rund 43.000 Mails angesammelt, davon 22.000 empfangene und 21.000 gesendete. Und zu 99,5 % hatten sie mit meiner Vorstandstätigkeit zu tun, unglaublich…

Von Juli 2011 (also kurz nach Erstellung der Mailadresse) bis Dezember 2011 war ich in Vorbereitung meiner kommenden Aufgaben intensiv bemüht, einen einheitlichen Mitglieder-Datenbestand herzustellen – da gab es durch die Aufsplittung zwischen Moni Köhn (Finanzwartin) und Frank Haustein (Mitgliederverwaltung) ein kleineres „Kuddelmuddel“. Außerdem habe ich in dieser Zeit auch von jedem Mitglied eine Mailadresse erfragt (bis auf etwa 5 Alte Herren hatten zum Glück auch alle eine), um den Sprung ins digitale Zeitalter vollziehen zu können.

Am 19.10.2011 beschloss die Abteilungsleitung, dass ich zum 01.01.2012 in Nachfolge von Moni als Finanzwart der Hockeyabteilung kooptiert werde und auch von Frank die Mitgliederverwaltung übernehme – von da an also alles aus einer Hand. Übrigens wurden zugleich Robert Triebel als Sportwart (Nachfolger von Frank Haustein) und Tilo Püllenberg als Jugendwart (Nachfolger von Frank Siejak) kooptiert. Die Bestätigungen durch die Mitglieder erfolgten später bei der nächsten regulären Versammlung.

Zum 01.01.2012 startete direkt der erstmalige Versand von Beitragsrechnungen per E-Mail, bis dahin lief alles in Papierform (Verteilung durch die Trainer/Betreuer). Laut LSB-Statistik hatten wir zu diesem Datum 317 Mitglieder. Mailversand klingt simpel, erforderte aber trotzdem eine Menge “Handarbeit” meinerseits, da ich für einen Beitragslauf die zu jeder Beitragsgruppe gehörenden Mitglieder jeweils neu zusammenstellen musste, um diese dann mit Sammelmails zu erreichen. Zwischenzeitlich hatte ich sogar einmal über Outlook eine Serienbrief-Massenmail-Funktion mit namentlicher Anrede der Rechnungsempfänger ausprobiert.

Diese doch ziemlich aufwendige Arbeit, welche mit den in Richtung 500 steigenden Mitgliederzahlen immer mehr Zeit in Anspruch nahm und dies verbunden mit dem weiterhin nicht existierenden Lastschrifteinzug der Beiträge (wollte der Hauptverein nicht), hielt mich die nächsten fünf Jahre gut auf Trab. Die Quote derer, denen ich nach jedem Rechnungslauf einzeln (per Mail) noch längere Zeit bis zur Zahlung hinterher rennen durfte, belief sich auf 50 bis 80 % – meistens schaffte ich es gerade so, bis zum nächsten Beitragslauf sechs Monate später alle Beiträge einzutreiben. Und auf der anderen Seite führte das Ausgeben der ganzen Gelder auch zu einer Menge Papierkram (das tatsächlich im Wortsinne), mit dem ich euch aber hier nicht langweilen möchte… 🙂

Diese Arbeitsbelastung, welche nach der Geburt meines ersten Sohnes im August 2015 nebenbei kaum noch zu bewältigen war, konnte ich durch die Einführung von ClubCollect zum 01.01.2017 als Tool für den Rechnungsversand und die Beitragsvereinnahmung stark reduzieren. Laut LSB-Statistik hatten wir zu diesem Datum übrigens schon 537 Mitglieder. Bis Ende 2024 wurden in den 8 Jahren über ClubCollect knapp über 11.000 Beitragsrechnungen bezahlt. Die nächste Arbeitserleichterung folgte im Juni 2017, als ich den Finanzwart-Posten an Tilo abgeben konnte, bei mir verblieben aber noch Beitragswesen und Mitgliederverwaltung. Das war eine gute Arbeitsteilung – ich holte das Geld rein, Tilo gab es aus… (^.^)

ClubCollect war im ersten Jahr ein voller Erfolg, in 01/2018 nutzten bereits 93 % der Mitglieder die damit nun endlich mögliche Lastschriftzahlung. Bei den verbleibenden 7 % (rund 40 Mitglieder) musste ich noch ein paar Monate Überzeugungsarbeit leisten, bis schließlich die 100 % erreicht waren und wir Mitte 2018 Lastschrift dann als einzigen Zahlungsweg für Mitgliedsbeiträge in der Hockeyabteilung festlegen konnten. Trotz einer kleinen Handvoll Rücklastschriften bei jedem Beitragslauf, denen ich dann einzeln nachgehen musste, war die Arbeitserleichterung durch die starke Automatisierung von Rechnungsversand und -kassierung doch enorm.

Mein schon längere Zeit intern geäußerter Wunsch nach einer Ablösung von den Aufgaben Beitragswesen und Mitgliederverwaltung ging nun zum Jahresbeginn 2025 in Erfüllung. Julia Thun als meine und auch Tilos Nachfolgerin wird die Digitalisierung unseres Finanzwesens weiter vorantreiben, anders wäre es bei 871 Mitgliedern (Stand 01.01.2025) – Tendenz weiter steigend – auch gar nicht ehrenamtlich händelbar. Dabei wünsche ich Julia gutes Gelingen und natürlich der gesamten Abteilungsleitung weiterhin einen erfolgreichen Weg. Ich bleibe Rotation aber als aktives und künftig hoffentlich wieder öfter zum Schläger greifendes Mitglied erhalten.

In dem Sinne: Es war mir viele Jahre eine Freude und eine Ehre, die Finanzen und Beiträge zu wuppen und das stetige Wachstum der Hockeyabteilung zu begleiten. Wir sehen uns hoffentlich auf oder neben den Hockeyplätzen, bis dahin…